Para crear una cultura de servicio y hacer que las reuniones sean interesantes y que en realidad impacten debemos incorporar el sentir del cliente interno
Estimo que en promedio en nuestro país, un trabajador de Recursos Humanos asiste a entre 6 a 10 reuniones por semana, lo cual supone mucho tiempo y en algunos casos horas perdidas.
Todos hemos experimentado este tipo de reuniones de baja eficiencia. La razón fundamental para que este tipo de reuniones sean aburridas es porque están enfocadas de manera interna. Se trata de la empresa, sus objetivos y sus políticas. Pues habrá que precisar que para crear una cultura de servicio y hacer que las reuniones sean interesantes y que en realidad impacten debemos incorporar el sentir del cliente interno.
Aquí te recomiendo algunos consejos que te harán mejorar.
1. Antes de iniciar la reunión, siempre indica la hora en la que la misma concluirá. Cumple ese tiempo, así lograrás que todos se pongan las pilas para abarcar los temas en agenda.
2. Comienza tu reunión con un propósito y una historia. Por ejemplo, si está en la reunión mensual, en lugar de decir que vamos a revisar el cumplimiento de la planificación del mes pasado, comience diciendo que el propósito de esta reunión es mejorar nuestra labor en beneficio de nuestro personal interno. Luego pida a un colaborador que nos cuente algún caso particular en el que un empleado haya sido beneficiado con nuestro asesoramiento. Una historia con alguna imagen, nos hará recordar que estamos trabajando para servir y mejorar la vida de las personas y, por implicación, la misma empresa.
3. Siempre resalta que el trabajo que se desarrolla en el área de RRHH tiene un objetivo de mejora personal y profesional para los empleados.
4. Refuerza la cultura de servicio elogiando públicamente el trabajo de los colegas. Si alguien ayudó a alguien del personal elogie a esa persona y al comportamiento específico durante la reunión. Hazles saber a todos que el buen trabajo será reconocido.
5. Otorga un par de minutos y exige que antes de terminar, se planteen como mínimo 2 preguntas sobre algo que no haya quedado claro. Es común que nuestros colaboradores deseen terminar rápido y por eso no se animen a despejar su duda o simplemente tienen temor a quedar como tontos.
6. Y cuando cierra la reunión, para construir una cultura de servicio, recuerda a todos cuál es el verdadero propósito del área, no necesita ser un gran discurso emocional, solo una oración rápida que motive y sea fácil de recordar.
Crear una cultura de servicio no significa reestructurar el formato de cada reunión. Comienza con pequeñas actividades, haz pruebas para ver qué funciona y, sobre todo, planifícalas. El tiempo ahorrado será reconocido por tus colegas y también te servirá a ti para completar el resto de tus labores.
Luis Trino Lopera
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