Ser parte del equipo de Recursos Humanos supone que en algún momento debemos convocar a trabajadores para llamar la atención por algún acto de indisciplina, alguna contravención a las normas internas o indagar sobre alguna denuncia de un hecho aún no probado.
Todos pasamos por ese momento de nervios y ansiedad cuando en el colegio nos disponíamos a hablar con el Director. ¿Recuerdas esa sala de espera con una fila de estudiantes anticipando nerviosamente su turno? Esa experiencia temerosa es lo que muchos empleados experimentan cuando RRHH los hace llamar, sin embargo, no es el tipo de ambiente que nos gustaría promover. Lo que realmente queremos es preparar el ambiente para una conversación productiva y respetuosa con adultos que conduzca a un mejor resultado más allá del ejercicio de recordar las normas disciplinarias de la empresa.
Si seguimos con el ejemplo de la oficina de director colegial, el escenario está preparado para crear tensión, ansiedad y miedo, y allí estás esperando cerca de la secretaria para que la autoridad abra su puerta y grite tu apellido. Podemos evitarlo teniendo en cuenta una logística que mejore la atmósfera.
Para disminuir la tensión, tome en cuenta estos consejos. Al configurar la reunión, asegúrese de establecer un marco de tiempo fijo para la reunión. El tiempo se usa como un límite que refleja respeto y consideración para todas las partes que asisten. Además, establecer tiempo fijo le asegura, a los que asisten, de que se dirigirá la conversación de manera breve y específica. También evita que todos los asistentes la conviertan en un monólogo. En algunas situaciones, donde se necesita más tiempo, puede acordar mutuamente continuar por otro segmento de tiempo o establecer otra reunión.
Asegúrate de que todas las partes tengan claro quiénes asistirán. Esto es cuando desea considerar si sería beneficioso que asista la persona o personas que denunciaron alguna anomalía.
Piensa cuál es el mejor lugar para tener esta conversación, uno que puede proporcionar privacidad y, sin embargo, donde la atmósfera puede sentirse neutral o positiva. Para algunos, será su oficina o la sala de conferencias. Si me permites recomendarte un sitio, diría que nunca tu oficina, sino más bien uno espacioso y que aleje esos recuerdos del niño regañado en la oficina del director.
Aunque parezca poco importante, si puedes elegir, escoge un lugar que tenga una estética relajante. Por ejemplo, una habitación con cuadros, grandes ventanales, con colores brillantes y equipados con una mesa (olvida estar detrás de un escritorio). Estos elementos afectan sutilmente la química del cerebro,
Fomenta la dignidad y el respeto en el ejercicio de la disciplina. Recuerda que la logística y el ambiente importan, son tus socios te ayudarán a tener una experiencia menos tensa.
Luis Trino
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