En nuestra área es común enterarnos de que existen grupos de trabajo que no funcionan muy bien, lo que nos debe llamar la atención es que no solo se trate de uno sino varios grupos.
¿Qué camino seguir para cambiar esta situación? ¿Qué pueden hacer los demás gerentes para mejorar el rendimiento de sus dependientes?
Un enfoque que puede ser utilizado es la investigación activa de un tercero al interior del grupo de trabajo, un programa de largo alcance diseñado para mejorar el rendimiento de su grupo de trabajo, así como el de la organización en general.
Si bien este procedimiento puede asumir muchas formas, una de las más populares es la retroalimentación de la encuesta. El proceso comienza con un diagnóstico preliminar. Por ejemplo, por un consultor externo, llamado el agente de cambio. Es un experto en Recursos Humanos y ha trabajado con grupos similares al de la empresa en cuestión. El diagnóstico preliminar puede incluir entrevistas con gerentes y algunos de los empleados en cada grupo de trabajo. El objetivo de estas entrevistas es permitir que el agente de cambio obtenga una idea general de los temas clave que preocupan a los grupos de trabajo.
El siguiente paso es una evaluación integral de la manera en que cada uno de los grupos de trabajo está funcionando actualmente. Una forma de hacerlo es administrar cuestionarios anónimos a todos los miembros del grupo. Por ejemplo, al usar una escala de calificación, el gerente y cada uno de sus empleados califica una cantidad de elementos, generalmente de 10 a 30 ó más. Por ejemplo, estos pueden incluir elementos tales como: “¿las decisiones generalmente se toman sobre la base de la mejor información disponible?”, "¿La cooperación entre las diferentes partes de la organización se fomenta activamente?", "¿Existe una inversión continua en la capacitación de los empleados?”. El consultor externo luego tabula las respuestas para cada grupo de trabajo individual y para la organización como un todo.
El gerente recibirá un resumen de esta información en función de las respuestas de los empleados que dependen de él. Luego, el consultor externo se reunirá en privado con cada gerente para maximizar la comprensión de los resultados de la encuesta. Después de esto, el agente de cambio asiste a una reunión, de manera personal (evite entrevistas virtuales) con el gerente y los miembros del grupo de trabajo, para examinar los hallazgos de la encuesta y discutir las implicaciones que esta encierra, para luego discutir las acciones correctivas.
El papel del consultor es ayudar al gerente y al grupo en su conjunto a comprender mejor los resultados de la encuesta, a establecer objetivos y a formular planes de acción para mejorar la forma en que funciona el grupo de trabajo. El consultor luego repite este proceso con cada grupo que afronte este problema. Más o menos seis meses después de que cada grupo de trabajo implementa efectivamente su plan de acción, el consultor regresa para otro diagnóstico preliminar y todo el proceso recomienza.
Luis Trino
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